在宅勤務とタスク管理表

在宅勤務に慣れてきた人が多いと思うが、かくいう私も結構慣れてきた。

一番ありがたいと毎日感じるのはやはり通勤時間ゼロの環境だ。田舎暮らしなので通勤時間は長い。しかも運休遅延などザラなところなのでそれがゼロになると実に快適である。

次に良いなと思うのは気が散らないこと。周りの話し声がないので集中できる。誰かが近くで電話していて耳に入ってきて気になったりしない。オフィスのキッチンで誰かと無駄話をすることもないし、昨日あったことを話し出す人もいない。

突然誰かに何かを頼まれたりすることも激減した。オフィスにいると誰かがやってきて仕事を置いて行ったり、その場にたまたまいなかった同僚の代わりを頼まれたり、電話を取ったがために頼まれたりすることが結構ある。でも在宅だと誰もふらっと来たりしない。隣の人に電話がかかってきても聞かないで済む。聞きたいことは担当者本人とチャットすれば、双方が都合の良い瞬間に情報がやり取りできる。

おかげで仕事はタスク重視で捗るようになった。

今まで何度も効率的なタスク管理方法を試しては挫折していたのが、ここへ来ていきなりうまくいくようになった。いろいろ不自由な時期だけど、こればかりはよかったと思う。

忘れっぽくなったおばさんの私のタスク管理表は、脳の外付けハードディスクだと言っていい。

何でもここに書き込んで仕事中は常に開いておく。

• プロジェクト名（資料や書類の保存してあるフォルダへのリンクを貼っておく）
• 作業の種類（動詞で表示。例えば連絡する、調査する、修正する、など）
• 詳細（簡単な一文で表示。例えば会議資料のグラフを今月の数字で修正する、など）
• 作業開始予定日
• 期日
• 作業終了日
• ステータス（オープン、クローズ、待機中、キャンセルなど）
• メモ（Aさんからの返答待ち、など）

前はこれに依頼を受けた日も書いていたが、最近はメールなどデジタルで記録のある方法で受けるのでそれを保存しておけばいいから要らなくなった。

毎日この表を開くと作業開始予定日が今日のものが水色で表示されてわかるようにした。

期日を過ぎたものはもちろん赤になる。

待機中はカーキ色、クローズしたものはグレー。好みの問題だけど私はスモーク系の色が好きなのでどの色も薄めでスモーキーな色合いを選んでいる。

終了日でフィルターすれば1日にどれくらい捗ったかわかる。

細かな記入によるデータの巨大化を防ぐために、月末締めでその時点の表を保存し、翌月は終わったプロジェクトを削除したバージョンを使っていくようにする。これで表が長くなり過ぎずに済む。過去のプロジェクト記録は過去月の表を見ればいい。

こうして書き出していくことで、一つのプロジェクトについて自分が何をしなければいけないかのブレインストーミングができる。

もし誰かに確認して欲しければ、プロジェクト単位でフィルターしてコピーし、同僚なり上司なりに見せることもできる。

細かい項目を記入しては一つずつ完了にしていくと、一人で黙々と仕事をしていても細かな実績が可視化できる。何となく達成感が湧いてモチベが上がる気がする。

一番のメリットは猫と一緒にいられることなのだが。猫の気持ちはわからないが。